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the classification what about 【management magzine】 3原則4技巧，速戰速決開完會
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開會， 是組織內公認最浪費時間的活動之一。 開會一小時的成本， 等於每一個與會者的時薪總和， 而這還不包括與會者出席時間的機會成本在內。 因此，會議的成本經常比會議所能帶來的利潤高出很多。 可有助於減少會議時間的浪費： 因此，提升會議效率首先要做的就是，依據你擁有的權限，取消所有不必要的會議。 議程決定後，先估計會議所需時間，再將結束時間寫在會議通知上，並嚴格遵守，只可提前結束，不可超過預定時間。 絕對不要養成一開會
就耗去整個早上或下午的習慣。
原則3：排除不必要的與會人士 會議並不是愈多人出意見愈好， 不是絕對必要參與會議的人，就應加以排除。假使需要他們提供協助，可事先請教他們。
做到上述3個原則後，若再利用以下4個技巧，做好會議前的準備工作， 將使會議進行得更順暢：
技巧1：按重要性排定議程 安排議程時，應依照議題的重要性，安排討論的先後順序。 根據80/20法則，
即使沒時間討論完所有議題，
但完成前面20％的議題，
就幾乎解決了80％的問題。
技巧2：會前提供參考資料 盡可能在會前就把會議資料發給與會人員，讓他們在開會前就能事先閱讀資料，以免開會時再花時間看。而由於預先閱讀了資料，與會者便能在開會時， 有系統地提出事先整理好的意見。
技巧3：事先整理解決方案 大多數人是被動的， 即使事先發給討論議題，
也少有人做準備。
因此，會議主持人最好事先請相關人員
整理出所要討論議題的解決方案，
以及每個方案的利弊得失。
否則，
等到開會時再請每個人當場花時間思考，
不但會延誤會議進度，
甚至還有可能因時間不夠，
而得拖到下次會議才能決議。
技巧4：準時開會 許多會議都染上了於 開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。
這種惡習持續一段時間後，
將繼續惡化，從10分鐘延到15、20分鐘，
導致原本準時的人，也會養成晚到的習慣，
因為大家都知道，
就算準時到，也還是要等別人。
碰到這種狀況，「準時開會」就是最好的解決之道， 可讓經常遲到的人感到不好意思，
主動改善遲到的壞習慣。
（取材自《個人時間管理》，遠流出版。）
to be continued...下午 09:29 2009/2/18 | |
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